Przygotowanie konferencji firmowej, szkolenia lub sympozjum to ogromne wyzwanie, wymagające branżowej wiedzy, czasu i pełnego zaangażowania.
Kluczem do dobrze zorganizowanej konferencji jest dobra organizacja! To zadanie, któremu możesz podołać pod warunkiem, że za przygotowania zabierzesz się odpowiednio wcześnie, szczegółowo analizując kolejne kroki i decyzje.
Do Twoich zadań, jako organizatora konferencji, będzie należało określenie celów spotkania i przygotowanie agendy konferencji oraz znalezienie odpowiedniego obiektu szkoleniowo-konferencyjnego, a także zaplanowanie cateringu i ewentualnych noclegów. A wszystko to w ramach ściśle określonego budżetu!
Jak zorganizować konferencję krok po kroku? Oto sprawdzony przepis na udane i w pełni satysfakcjonujące spotkanie naukowe lub biznesowe!
Dobra organizacja to podstawa
O sukcesie konferencji, sympozjum czy szkolenie w głównej mierze decyduje merytoryka tych spotkań. Tutaj liczy się jasno określona koncepcja i cel, interesujący temat i doświadczeni prelegenci. Wszystko to wymaga też osadzenia w konkretnych ramach czasowo-przestrzennych. Oprawa konferencji biznesowej czy naukowego sympozjum również ma ogromny wpływ na końcową ocenę wydarzenia przez jego uczestników.
Od czego zacząć planowanie eventu? Jakie są najistotniejsze elementy organizacji konferencji?
Określenie celów spotkania
Planowanie konferencji należy rozpocząć od określenia jej celu ogólnego oraz celów szczegółowych. Koncepcja wydarzenia i jego charakter będą determinowały kolejne decyzje i wybory podejmowane w ramach organizacji eventu.
Cele zostały określone? Teraz możesz podjąć rozmowy ze szkoleniowcami lub prelegentami, stworzyć listę gości wydarzenia oraz przygotować zaproszenia i stosowane materiały informacyjne i promocyjne.
Przygotowanie agendy
Agenda konferencji to nic innego, jak szczegółowy plan wydarzenia. W agendzie powinien znaleźć się precyzyjnie opracowany program eventu, uwzględniający wszystkie główne i poboczne elementy wydarzenia oraz ewentualne dodatkowe atrakcje czy imprezy towarzyszące.
Harmonogram powinien opisywać zarówno ramy czasowe, przestrzenne oraz lokalizacyjne poszczególnych segmentów konferencji, a także wyjaśniać wszelkie kwestie związane między innymi z dojazdem na konferencję, zakwaterowaniem czy dostępnością cateringu.
Rezerwacja terminu odpowiednio wcześniej
Specjaliści podkreślają, że konferencje, szkolenia i sympozja powinny być planowane z minimum półrocznym wyprzedzeniem. Terminy konferencji międzynarodowych, na które zapraszamy gości z zagranicy, najlepiej rezerwować jeszcze wcześniej – z rocznym, a nawet dwuletnim wyprzedzeniem!
Twoi goście muszą mieć odpowiednią ilość czasu na zaplanowanie swojej pracy i przygotowanie wartościowych materiałów, a Ty chcesz mieć pewność, że na organizowany przez Ciebie event znajdzie się miejsce w ich kalendarzu!
Dopasowanie budżetu na organizację konferencji
Organizując dowolne wydarzenie biznesowe lub naukowe musisz odpowiedzialnie dysponować budżetem. Koszty konferencji mogą się różnić w zależności od rangi wydarzenia, miejsca, w którym event się odbywa oraz liczby zaproszonych gości.
Projektując budżet konferencji lub szkolenia uwzględnij przede wszystkim koszt wynajmu centrum konferencyjnego lub sali konferencyjnej oraz koszty związane z obsługą gości i prelegentów (transport, nocleg, wynagrodzenie).
Zapewnienie cateringu
Nie zapomnij o jedzeniu! Uczestnicy konferencji to Twoi goście, a Ci absolutnie nie powinni być głodni! Planując catering na konferencję czy szkolenie, zadbaj zarówno o odpowiednią liczbę posiłków i porcji, właściwy (zgodny z planem wydarzenia) czas ich podania oraz bezkonkurencyjną jakość.
Zagwarantuj uczestnikom konferencji możliwości skorzystania z cateringu tradycyjnego oraz wegetariańskiego i wegańskiego!
Gdzie zorganizować konferencję?
Ostatnim elementem organizacyjnej układanki jest wybór miejsca na konferencję. Istotna jest zarówno jego strategiczna lokalizacja, dopasowanie do Twoich potrzeb i odpowiednio wyposażone nowoczesne sale, jak i dodatkowa infrastruktura hotelowa. Szukając przykładu takiego obiektu, trafiliśmy na
Hotel 500pod Poznaniem.
Hotel zlokalizowany jest w
Tarnowie Podgórnym, w odległości 18 km od Poznania, w miejscu doskonale skomunikowanym z wszystkimi częściami Wielkopolski. Hotel oferuje nie tylko nowoczesną bazę noclegowa, w ramach której udostępnia swoim gościom aż 170 komfortowych pokoi, ale również 11 nowoczesnych sal konferencyjnych o wielkości od 35 m2 do 350 m2.
Każda sala konferencyjna jest klimatyzowana i ma dostęp do światła dziennego. Sale zostały kompleksowo wyposażone w zaawansowane technologicznie sprzęty multimedialne oraz eleganckie, modułowe meble, które można ustawić w dowolny sposób. Dodatkowym atutem obiektu jest piękny, jednohektarowy ogród, z którego hotelowi goście i uczestnicy konferencji mogą swobodnie korzystać o każdej porze roku.
To wszystko sprawia, że Hotel 500 w Tarnowie Podgórnym stanowi jedno z najlepiej przygotowanych zapleczy konferencyjno-szkoleniowych w okolicach Poznania!
